Prowadzenie firmy wiąże się z codziennym wytwarzaniem i gromadzeniem mnóstwa dokumentów, które trzeba przechowywać zgodnie z określonymi przepisami i terminami. Zaniedbanie tego obowiązku może skończyć się karami finansowymi, jak i stratami wizerunkowymi. Sprawdź, jak wiele może kosztować Cię niewłaściwe przechowywanie dokumentów i dowiedz się, jak tego uniknąć.
Uwaga na błędy w przechowywaniu danych
Jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, jak długo trzeba archiwizować poszczególne dokumenty. Akta zaklasyfikowane do kategorii A (wieczyste) trzeba archiwizować bezterminowo, natomiast dokumenty kategorii B – od kilku do nawet 50 lat.
Błędy w przechowywaniu mogą być dla Ciebie kosztowne. Zbyt szybkie zniszczenie danych, przechowywanie akt w pomieszczeniu, które nie jest przystosowane do gromadzenia dokumentacji czy udostępnienie dokumentów osobom trzecim – wszystko to naraża Twoją firmę na poważne konsekwencje.
Inne błędy związane z przechowywaniem to brak odpowiednich warunków w archiwum, przez co może dojść do zniszczenia danych w wyniku pożaru czy zalania. Kolejną konsekwencją może być uzyskanie dostępu przez nieuprawnione osoby trzecie.
Na szczęście nie musisz się tym zajmować samodzielnie ani delegować pracowników. Możesz powierzyć te zadania zewnętrznej firmie, która zajmuje się obsługą archiwów, jak i przechowywaniem dokumentów. Wszystkie obowiązki przejmą specjaliści, którzy od lat wspierają firmy w archiwizacji i gromadzeniu akt. Takie rozwiązania oferuje Rhenus Office Systems Poland: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Błędne przechowywanie dokumentów – ile może kosztować?
Niedotrzymanie przepisów może być bardzo kosztowne. Szczególnie dotkliwe są konsekwencje za złamanie zasad RODO, czyli rozporządzenia o ochronie danych osobowych. W tym przypadku przewidziane są kary w wysokości do 20 mln euro albo 4% obrotu firmy z poprzedniego roku.
Konsekwencje finansowe dotyczą również utraty dokumentacji. Jeśli zgubisz dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi i tym samym nie okażesz ich w terminie kontroli, to według z art. 262 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej zapłacisz karę w wysokości 3700 zł. W zależności od rodzaju sprawy i interpretacji zdarzenia, koszty mogą być nawet dużo wyższe. Poza tym utrata dokumentów księgowych oznacza konieczność ich odtworzenia, co jest czasochłonne.
Pamiętaj także o konsekwencjach związanych z wyciekiem danych. To prowadzić może nawet do kary pozbawienia wolności do lat 2.
Najlepiej więc, aby dokumenty firmowe znajdowały się w bezpiecznym archiwum, np. obiektach firmy Rhenus Office Systems Poland. Jak wygląda proces archiwizacji akt księgowych? Więcej dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-ksiegowe/. Powierz ten obowiązek zewnętrznej firmie i zajmij się tym, co najważniejsze w biznesie – rozwojem swojej działalności.