Przetwarzanie dokumentów w firmie wymaga opracowania stosownych procedur. Choć dane przechodzą przez wiele etapów, jednym z ważniejszych jest archiwizacja. To dzięki niej mamy do nich dostęp wtedy, gdy są potrzebne. Co warto wiedzieć o archiwizacji i jak ją prowadzić?
Archiwizacja – dobrowolna czy obowiązkowa?
Archiwizacja dokumentacji w zdecydowanej większości przypadków jest obowiązkowa. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty:
- księgowe,
- finansowe,
- pracownicze,
- handlowe,
- gwarancyjne,
- potwierdzające prawo własności.
Niektóre archiwizujemy wieczyście, jednak większość ma charakter terminowy, co oznacza, że po upływie wyznaczonego przez ustawodawcę terminu możemy je zniszczyć. Pewna grupa dokumentów nie wymaga przechowywania, ale ze względów operacyjnych przedsiębiorcy decydują się na taki krok. Przykładem są sprawozdania z wyjazdów czy spotkań biznesowych, które mogą mieć wpływ na podejmowane w przyszłości decyzje.
Jak archiwizować dokumenty?
Dokumenty możemy archiwizować w formie papierowej lub elektronicznej. Pierwsze rozwiązanie jest droższe i mniej praktyczne, dlatego coraz częściej archiwa nie są zlokalizowane w pomieszczeniach, a na dyskach twardych. Istnieje możliwość digitalizacji archiwów papierowych, i choć jest to czasochłonna procedura, sprawdziła się już w wielu firmach. Bez względu na formę dokumentów, obowiązkiem przedsiębiorcy jest ich zabezpieczenie. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepowołane, a jednocześnie nie mogą one ulec zniszczeniu czy degradacji. Ważne, aby dokumentacja była przechowywana przez określony w przepisach czas. Dopiero po jego upływie można ją bezpiecznie zniszczyć.
Archiwizacja w firmie – jak opracować procedury?
Archiwizacja dokumentów to jeden z elementów zarządzania nimi, dlatego wymaga opracowania stosownych procedur. Przedsiębiorca musi zdecydować:
- w jakiej formie będą przechowywane dokumenty,
- kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie dokumentów do archiwum,
- kto będzie odpowiadał za utrzymanie archiwum w dobrym stanie,
- jaką techniką dokumenty będą niszczone,
- co jaki czas odbywać się będzie przegląd archiwum.
Procedury archiwizacji obejmują wszystkie przetwarzane w firmie dokumenty. Wyjątkową kategorią są te, które przechowujemy wieczyście. Musimy zadbać o ich stan, umożliwiając odczyt informacji.
Archiwizacja z pomocą specjalistów
Dokumenty firmowe zawierające dane chronione trzeba przechowywać w odpowiedni sposób. Ważne jest nie tylko stworzenie procedur, ale też znalezienie właściwego miejsca do archiwizacji. Z pomocą przychodzą specjaliści, którzy pomogą uporać się z problemem. Przechowywanie dokumentów to tylko jeden z aspektów, ponieważ bardzo istotne jest też prawidłowe ich niszczenie. W całej procedurze nie można zapomnieć o ochronie danych niejawnych, które wymagają szczególnego traktowania. Chcąc wywiązać się z obowiązków prawnych, warto współpracować z ekspertami, którzy na co dzień zajmują się archiwizacją, utylizacja i niszczeniem dokumentacji.