Prawo określa nie tylko jak długo przechowywać dokumenty, ale też kiedy i w jaki sposób je niszczyć. Organizacje, które skupiają się wyłącznie na pierwszym obowiązku, często zapominają o drugim. Sprawdź, jakie wymogi obowiązują w obu obszarach i jak skutecznie je wypełnić.
Wymogi prawne dotyczące niszczenia i przechowywania dokumentów
Obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej wynika z wielu aktów prawnych, a ich znajomość jest warunkiem uniknięcia konsekwencji podczas kontroli. Przykładowo Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych przez 5 lat od końca roku obrotowego, natomiast akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku muszą być przechowywane przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Dla wcześniejszych pracowników ten okres może wynosić nawet 50 lat.
RODO wprowadza do tego zestawu dodatkową zmienną: zasadę minimalizacji danych, która zakazuje przechowywania informacji dłużej niż jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane. Oznacza to, że przedsiębiorca nie tylko musi przechowywać dokumenty przez wymagany przepisami czas, ale też ma obowiązek ich usunięcia po jego upływie. Przechowywanie danych osobowych ponad wymagany termin jest naruszeniem RODO.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów
Profesjonalne przechowywanie dokumentów różni się od firmowej szafy archiwalnej na kilku poziomach jednocześnie. To system, który łączy odpowiednią infrastrukturę fizyczną z procedurami ewidencji, kontrolą dostępu i planowaniem terminów retencji. Oto kluczowe elementy, które wyróżniają profesjonalne archiwum:
- Obiekty zabezpieczone przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym dostępem, z całodobowym monitoringiem i elektroniczną kontrolą wejść.
- Ewidencja każdego zasobu z przypisanym terminem retencji i historią operacji.
- Możliwość udostępnienia konkretnego dokumentu na żądanie, bez konieczności fizycznej obecności w archiwum.
- Procedury zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym wymogami RODO i ustawami branżowymi.
- Certyfikowane niszczenie dokumentów po upływie okresu przechowywania, z protokołem potwierdzającym prawidłowy przebieg procesu.
Utrzymanie takich standardów przechowywania dokumentów we własnym zakresie jest kosztowne i wymaga dedykowanych zasobów, których większość firm nie posiada. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami.
Jedną z firm cieszących się szczególnym uznaniem na polskim rynku w obszarze zarządzania cyklem życia dokumentów jest Office Systems Poland. Szczegóły dotyczące usługi profesjonalnego przechowywania dokumentów, obejmującej odbiór, ewidencję i bezpieczne magazynowanie zasobów, dostępne są na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Firma obsługuje organizacje z różnych branż, zapewniając jednolite standardy bezpieczeństwa niezależnie od wolumenu powierzonej dokumentacji.
Bezpieczne i zgodne z wymogami prawa niszczenie dokumentów
Niszczenie dokumentów to etap, który w wielu firmach przebiega bez stałych procedur. Tymczasem dokumenty zawierające dane osobowe muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Bezpieczne niszczenie dokumentów obejmuje kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim metodę zniszczenia dostosowaną do poziomu poufności dokumentu: norma DIN 66399 definiuje siedem poziomów bezpieczeństwa, a dla dokumentów zawierających dane osobowe wymagany jest co najmniej poziom P-4, który wyklucza możliwość rekonstrukcji treści. Biurowe niszczarki najczęściej nie spełniają tego wymogu.
Równie ważna jest dokumentacja procesu. Protokół zniszczenia zawierający datę, zakres i metodę utylizacji to dowód, że firma dopełniła obowiązku wynikającego z przepisów. W razie kontroli lub sporu prawnego jego brak może być traktowany jako naruszenie zasady rozliczalności RODO.
Zlecenie niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie eliminuje ewentualne ryzyka. Usługa niszczenia dokumentów, której szczegóły znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/, obejmuje odbiór akt w szczelnie zamkniętych pojemnikach, transport pod nadzorem systemu GPS oraz utylizację spełniającą wymogi normy ISO 21964, po której wystawiany jest certyfikat potwierdzający prawidłowy przebieg zlecenia
Jeśli zależy Ci na tym, aby przechowywanie i niszczenie dokumentów w Twojej firmie odbywało się zgodnie z przepisami i bez zbędnego ryzyka, skontaktuj się z zewnętrznym usługodawcą i sprawdź, jakie rozwiązanie będzie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.